Jest decyzja, jest budżet – robimy! To będzie nasz pierwszy profesjonalnie przygotowany handbook. Tylko… o czym w nim pisać? Jak to zrobić, by było ciekawie?
Przedstawiam pięć porad, które pomogą w opracowaniu zawartości merytorycznej Welcome Booka dla Twojej firmy.
Określeń „Welcome Book” i „Handbook” używam wymiennie, traktując je jak synonimy.
1. Nie umieszczaj w Welcome Booku wszystkiego
Welcome Book jest materiałem wizerunkowym Twojej firmy, kierowanym do pracowników. Nie myl go więc z księgą procedur i streszczeniem wszystkich możliwych szkoleń wstępnych. Planując jego zawartość zadaj sobie pytanie: „co każdy pracownik naszej firmy, niezależnie od stanowiska pracy, musi o niej wiedzieć, by sprawnie funkcjonować i dobrze się w niej czuć?”.
Wypisz wszystko, co przyjdzie Ci na myśl i pogrupuj w logiczne zestawienia. Następnie zdecyduj, o czym należy napisać dużo, o czym tylko wspomnieć, a co jest mniej istotne i nie trzeba o tym pisać wcale.
Najtrudniejsze decyzje dotyczą opisów kluczowych projektów, np. programów poprawy jakości, WCM, wdrażania ISO itp. Pojawia się wątpliwość: „skoro to taki ważny projekt, to może jednak dajmy go na dwie strony i opiszmy ze szczegółami, by od pierwszego dnia każdy wszystko o nim wiedział?”.
W takich sytuacjach warto wrócić do początku, czyli celu, w jakim przygotowujemy przewodnik dla nowego pracownika. Ma pomóc w onboardingu i sprawić, by od pierwszych dni nowo zatrudniony czuł się w firmie dobrze i pewnie. Dlatego stoję na stanowisku, że o kluczowych projektach warto wspomnieć w Welcome Booku, jednak od szczegółów powinny być szkolenia specjalistyczne i codzienna komunikacja z pracownikami – wychodząc z założenia, że skoro projekt jest kluczowy, to z pewnością jest też odpowiednio komunikowany na co dzień.
2. Pisz zwięźle, pokochaj akapity i śródtytuły
To jedna z podstawowych zasad współczesnego dziennikarstwa, wynikająca z badań nad zdolnością skupienia uwagi nad długimi tekstami. Czytelnicy o wiele szybciej i dokładniej przyswajają informacje podane w sposób zwięzły.
Znasz znaczenie powszechnego na internetowych forach skrótu TL;DR? (Too long; didn’t read – „Za długie; nie przeczytałem”). Obowiązuje nie tylko w internecie!
Jeśli „napisało” Ci się zdanie wielokrotnie złożone – podziel je na dwa-trzy krótsze. Nie bój się stawiać kropek zamiast przecinków.
Dłuższe fragmenty dziel na akapity, a grupy akapitów opatruj treściwymi śródtytułami. Nie tylko ułatwi to czytanie, ale też bardzo usprawni pisanie – narzucając sobie konieczność doboru śródtytułów tworzysz treść mając cały czas z tyłu głowy świadomość konieczności pilnowania logicznej struktury.
Szukasz inspiracji?
3. Panie, tu nie urząd… Unikaj hermetycznego bądź urzędowego języka
Używaj prostych konstrukcji zdaniowych i określeń. Styl zanadto sformalizowany i urzędowy nie jest atrakcyjny. Ponadto, komplikując zdania ryzykujesz, że część czytelników nie zrozumie ich sensu, bądź, zniechęcona „wymądrzaniem się”, przerwie lekturę.
Jeśli weźmiesz sobie do serca poradę numer 2 („Pisz zwięźle”), to już nieco oddali się niebezpieczeństwo popadnięcia w nadmiernie urzędowy ton. Cechą charakterystyczną tego stylu są bowiem rozwlekłe zdania, przepełnione mądrymi (choć niekoniecznie potrzebnymi w danym kontekście) określeniami.
Przykład? Zamiast „Dokonaj wyboru zakresu benefitów” napisz po prostu „Wybierz swoje benefity”.
Zamiast strony biernej używaj czynnej: zdanie „Twój login i hasło zostaną Ci przekazane przez dział IT” można łatwo zastąpić bardziej przyjaznym „Dział IT przekaże Ci login i hasło”.
Zamiast określeń bezosobowych, np. „Wdrożono certyfikat ISO 14001”, używaj takich, które podkreślają aspekt ludzki i zespołowy: „Wdrożyliśmy certyfikat ISO 14001”.
4. Zadbaj o atrakcyjność wizualną handbooka odpowiednio przygotowując jego treść
Welcome Book jest jednym z pierwszych elementów onboardingu, musi więc odpowiednio wyglądać. Efekt końcowy nie będzie jedynie skutkiem dużego zaangażowania agencji, której powierzysz prace graficzne. Wiele zależy od tekstu, jaki przygotujesz, a w zasadzie – od jego struktury.
Tak jak źle się czyta długie akapity, tak samo źle się je ogląda w wydrukowanym Welcome Booku. Dziennikarze nazywają takie strony „blachą” i nawet najzdolniejszy grafik niewiele będzie w stanie zrobić, by ją „rozbić”.
Jak napisać treść do Welcome Booka, by dobrze wyglądała?
- Twórz krótkie akapity.
- Dziel tekst na części, opatrywane tytułami i śródtytułami.
- Nie bój się wyliczeń, zarówno numerowanych, jak i wyróżnionych myślnikami, kropkami lub bardziej rozbudowanymi graficznie punktorami (ta lista jest właśnie takim wyliczeniem – wygląda lepiej niż ciągły tekst, prawda?)
- Przewiduj, by co pewien czas pojawiło się „wybicie” (zwane czasem „wyimkiem”) – krótki fragment tekstu, może nawet kilka słów, które można wyciągnąć poza główny tekst i atrakcyjnie „ograć” graficznie.
- Jeśli fragment tekstu opisuje zależności bądź wieloelementowe struktury, zasugeruj grafikowi, by spróbował przedstawić je na schemacie lub w formie infografiki.
- Nie bój się sugerować grafikowi tego, jak dany fragment można zilustrować. W treści możesz zawrzeć komentarz np. „do tego pasuje rysunek przedstawiający zieloną planetę bądź inny motyw eko” czy „to jest kluczowa informacja, proszę zadbać o jej odpowiednie uwypuklenie na stronie”.
5. Jesteśmy na „ty” czy na „pan”? Ustal jednolity sposób zwracania się do czytelnika.
W zależności od zwyczajów, jakie panują w firmie, zdecyduj, czy zwracasz się do czytelnika bezpośrednio i nieformalnie (np. „sprawdź dane”, „noś identyfikator”, „przyjdź do działu HR”) czy zachowujesz większy dystans i wyższy poziom sformalizowania języka (np. „należy sprawdzić dane”, „należy nosić identyfikator”, „trzeba zgłosić się do działu HR”). Wybranej formy konsekwentnie trzymaj się w całej publikacji.
Nawet jeśli organizacja jest bardziej tradycyjna i dominuje w niej forma „Pani Kasiu – Panie Andrzeju”, sugerowałbym, by w Welcome Booku postawić na skrócenie dystansu i wybrać formę na „ty”. Podobnie jak w punkcie 1, wróćmy do celu, w jakim tworzymy taki handbook – ma wspierać onboarding nowego pracownika i zredukować dyskomfort, jaki odczuwa w związku z wejściem do nowego środowiska. Welcome Book ma być przewodnikiem, prawie kolegą, któremu zależy na nowo zatrudnionym. Łatwiej wytworzyć takie odczucie decydując się na bardziej bezpośrednie zwroty do czytelnika.
Autor: Jacek Gruszczyński, kierownik projektów w WelcomeBook.pl.
Specjalizuje się w projektowaniu czasopism firmowych oraz narzędzi komunikacji wewnętrznej.
Możesz się z nim skontaktować pod adresem jacek@welcomebook.pl oraz pod numerem 503 633 895.