Wprowadzenie nowego pracownika do firmy to onboarding. Od tego, jak proces ten zostanie przeprowadzony, w dużej mierze zależy, czy nowo zatrudniony utwierdzi się w przekonaniu, że dobrze wybrał pracodawcę, czy zacznie ponownie przeglądać oferty pracy jeszcze zanim jego praca przyniesie firmie jakąkolwiek korzyść.
Amerykańska badaczka Talya N. Bauer zaproponowała rozbicie procesu adaptacji nowych pracowników na cztery poziomy, które nazwała „4 x C onboardingu”. Podejście to jest uznawane obecnie za standard i punkt odniesienia przy tworzeniu planów procesów onboardingowych.
Model „4 x C onboardingu”
Poziom 1: Compliance (zgodność i procedury) – podstawowe szkolenia wymagane przez prawo oraz instruktaże niezbędne do wykonywania obowiązków na stanowisku pracy.
Poziom 2: Clarification (doprecyzowanie obowiązków i oczekiwań) – upewnienie się, że nowy pracownik właściwie rozumie swoje nowe obowiązki i cele, jakie wyznacza mu pracodawca.
Poziom 3: Culture (kultura firmowa) – wprowadzenie pracownika w normy społeczne obowiązujące w nowym środowisku pracy, zarówno te formalne, jak i nieformalne: jak działamy, co robimy, a czego nie.
Poziom 4: Connection (więzi) – czyli wprowadzenie nowego pracownika do społeczności firmowej, jego integracja z zespołem, by możliwie szybko poczuł się jak u siebie.
4 x C w firmowej rzeczywistości
Nawet jeśli firma ogranicza onboarding do poziomu „compliance”, jej nowo przyjęci pracownicy otrzymują wiedzę z wyższych poziomów w sposób nieformalny. Od kolegów dowiadują się „jak to u nas naprawdę działa”, co niekoniecznie musi wspierać retencję i budowanie postaw pożądanych przez pracodawcę.
Dlatego aby zapewnić długofalową skuteczność onboardingu, powinno być to działanie planowe i ustrukturyzowane, prowadzone przez dział HR.
Pasywny czy proaktywny?
W zależności od stopnia zaangażowania firmy w każdy z czterech poziomów „C”, możemy wyróżnić trzy etapy zaangażowania w onboarding:
| Poziom | Compliance | Clarification | Culture | Connection |
| 1 – Pasywny | tak | trochę | niewiele lub brak | niewiele lub brak |
| 2 – Z potencjałem | tak | tak | trochę | trochę |
| 3 – Proaktywny | tak | tak | tak | tak |
Firmy działające na mocno konkurencyjnym rynku pracy nie mogą pozwolić sobie na wyłącznie pasywny onboarding. Ryzyko utraty nowego pracownika i związane z tym koszty (rekrutacji, szkolenia, ponownej rekrutacji) są zbyt wysokie.
Rolą działu HR jest więc nie tylko zrekrutowanie, ale także opracowanie spójnego ze specyfiką firmy procesu wdrożeniowego. Najlepsi pracodawcy to wiedzą – między innymi dlatego ich wysiłki włożone w pozyskanie i wdrożenie kadr przynoszą lepsze efekty.
Miejsce Welcome Booka (handbooka) w procesie onboardingu
Profesjonalny Welcome Book (handbook) wspiera onboarding na każdym z czterech jego poziomów i jest pierwszym krokiem do zbudowania skutecznego programu adaptacji nowo zatrudnionych.
Jest kontynuacją zewnętrznego employer brandingu („co nasza marka pracodawcy obiecuje kandydatom?”) i zarazem wprowadzeniem do codziennej realizacji tych obietnic („zobacz, robimy to tak i tak”).
Pracując nad handbookiem, postaw nowo zatrudnionego w pozycji klienta wewnętrznego, któremu – podobnie jak klientowi zewnętrznemu – mają prawo towarzyszyć rozmaite emocje związane z decyzją o wyborze miejsca pracy: od euforii, przez wahanie, po chęć porzucenia „zakupu”. Im lepiej się nim zaopiekujesz na początku, tym łatwiej mu będzie przez nie przebrnąć.
Planując treść handbooka dla Twojej firmy, możesz posłużyć się schematem „4 x C”. Zacząć od firmowego must have (misja, wizja, wartości), przejść przez strukturę organizacyjną, ogólne zasady komunikowania się w zespole, spis benefitów, firmowy savoir-vivre, by dojść do opisu pracowniczych klubów zainteresowań czy okolicznych kawiarni, do których można wyskoczyć na przerwie.
„4 x C”? Tak, ale…
„4 x C onboardingu” to – jak każdy model – zestaw wytycznych, jednak nie jest to świętość.
Jeśli czujesz, że w Twojej organizacji przeprowadzenie pełnego, proaktywnego onboardingu w zgodzie z „4 x C” jest niemożliwe (z różnych przyczyn: organizacyjnych, finansowych, kulturowych) – nie jesteś sam. Amerykańskie źródła podają, że w 2010 r. tylko 20%* firm w USA prowadzało onboarding proaktywnie.
Skup się na tym, co da Twojej firmie największą korzyść tu i teraz, i co będzie możliwe do zrealizowania przy dostępnych Ci środkach.
* Koncepcję „4 x C onboardingu” opisuje Talya N. Bauer w publikacji „Onboarding New Employees: Maximizing Success”, z której korzystałem przy opracowaniu tego artykułu. Warto przeczytać całą publikację, dostępną pod adresem https://www.shrm.org/foundation/ourwork/initiatives/resources-from-past-initiatives/Documents/Onboarding%20New%20Employees.pdf
Autor: Jacek Gruszczyński, kierownik projektów w WelcomeBook.pl.
Specjalizuje się w projektowaniu czasopism firmowych oraz narzędzi komunikacji wewnętrznej.
Możesz się z nim skontaktować pod adresem jacek@welcomebook.pl oraz pod numerem 503 633 895.
Szukasz inspiracji?
